Para quê "escrever" os registros?

Na rotina diária de minhas atividades de consultoria, em especial no campo, sempre tenho que sensibilizar meus clientes, ou seus colaboradores, da necessidade de realizar corretamente e diariamente os registros indicados.

Muitas vezes, vemos resistência por parte de todos, ou porque não entendem a real necessidade, ou simplesmente acham que há coisas bem mais importantes, ou urgentes, a resolver. Claro, o dia a dia da produção de leite é intenso. Os registros não devem ser encarados como algo a ser feito quando sobrar tempo! Porque isto, praticamente, não existe para quem é leiteiro.

Os registros são necessários para muitos fins, vão desde questões trabalhistas, ou seja, eles são legais (obrigatórios), onde o empregador deve comprovar por meio de registros, por exemplo, a entrega dos EPIs necessários para às atividades aos seus colaboradores, até para o correto gerenciamento das atividades de manejo.

As anotações são de extrema importância quando se pretende a profissionalização do produtor. Os dados recuperados destes registros podem identificar desvios, erros e acertos. Norteando as tomadas de decisões, de forma racional e assertiva, para o incremento da produção. 

Em uma prosa com o produtor Egon Krüger, que mantém a propriedade em aderência a norma de produção integrada de leite, um dos que aguarda a publicação para certificar, ele me relatou um benefício direto dos seus registros. Foi realizada uma cirurgia de uma vaca, a qual recebeu antibioticoterapia a base de penicilina, iniciando o tratamento no dia anterior da intervenção. Ele mantem os registros de aplicação de medicamentos sempre atualizados, contendo a data de compra, numero de lote, validade, responsável pela aplicação, e outro documento, onde estão registrados todos os tratamentos dos animais, inclusive com os receituários do médico veterinário.

Como em outra ocasião o produtor já havia tido problemas de detecção de resíduos, assim, para não recorrer a este erro, ele dobrou o período de carência, de cinco para dez dias. No entanto, mesmo com este período de ampliado, o laticínio detectou, por meio do Snap Test, a presença do medicamento no leite. O que ocasionou a condenação da carga e do restante do compartimento.

Munido de todas estas informações, dos registros às prescrições veterinárias, ele comunicou o representante da empresa de medicamentos, que realizou novo teste do mesmo leite coletado pelo laticínio. Em paralelo, ele fez cópia dos registros de aplicação de medicamentos (com todos os dados) e da prescrição veterinária, e encaminhando tudo à empresa.

A indústria de medicamentos ressarciu os custos da perda do leite, assim como do período de descarte necessário. Pela clareza e evidência de rastreabilidade, do cumprimento da prescrição veterinária, que era compatível com a bula do medicamento, não houve dúvidas que o procedimento realizado era o correto, provavelmente o erro era no processamento do medicamento; o produtor não poderia arcar com este ônus. No entanto, caso ele não tivesse todos estes registros, identificando desde a prescrição correta, até a aplicação conforme o recomendado, dificilmente ele poderia recorrer e, melhor ainda, ganhar a causa.

Provavelmente, muitas outras histórias poderiam ser contadas sobre problemas como este. Erros acontecem em todos os âmbitos, mas somente com documentação, que seja de fato um lastro acessível e passível de auditoria e verificação, pode evidenciar e ter um final bem mais atraente para o cliente.

Roberta M. Züge; Membro do Conselho Científico para Agricultura Sustentável (CCAS). Médica Veterinária Doutora, Ceres Qualidade Consultoria e Assessoria.